Réunions, entretiens avec un collègue ou un manager, rendez-vous client, prise de brief… Qu’on l’accueille par la grande porte ou qu’elle se faufile par la fenêtre, la prise de notes fait partie de notre quotidien. Quelques conseils pour s’en faire une alliée.

 

Ça ne manque jamais : avec votre style inimitable, ou parce que ce n’est pas vous qui apportez les chouquettes, vos collègues trouvent toujours un moyen pour que vous endossiez la responsabilité du « petit compte rendu » de la réunion. Qu’à cela ne tienne : voici quelques astuces pour valoriser votre prise de notes.

 

1.     À tout seigneur tout honneur

Vous prenez les notes pour les autres ? D’accord, à condition qu’on vous offre un certain confort ! La prise de notes, c’est avant tout de la concentration. Et, en réunion, les risques de perturbation sont nombreux. Limitez-les en vous installant à la place offrant la meilleure écoute. PC ou papier, assurez-vous de la bonne tenue de votre matériel, afin que celui-ci ne vous lâche pas en route. Et réservez votre regard le plus courroucé aux bavards qui gênent votre écoute !

2.     Se poser les bonnes questions

Prendre des notes, c’est sélectionner. Mais avant de savoir quoi sélectionner, il convient déjà d’établir le pourquoi ! Les notes sont-elles personnelles ? Devrez-vous les partager ? Le destinataire est-il un collègue ? Un groupe de travail ? Un public plus large ? Devez-vous relever des décisions ou faire preuve d’exhaustivité ? Connaître le but et le destinataire final de vos notes vous permettra d’orienter votre sélection d’informations.

3.     Too much informations

La prise de notes suppose de retenir l’essentiel. De fait, toutes les informations dont l’intérêt est limité sont supprimées. Mais surgit un obstacle : à partir de quand une information peut-elle être considérée comme « non importante » ? Définir une frontière objective est illusoire. La seule possibilité consiste donc à hiérarchiser les informations : s’il est difficile d’estimer si une information est ou non importante, il est toujours possible d’établir si elle est plus ou moins importante qu’une autre information.

4.     De l’art d’attendre

La tentation est grande, en prise de notes, de retranscrire un maximum de ce qui est prononcé. Ce réflexe de survie se heurte cependant à une donnée biologique : nous parlons à la vitesse de 150 mots par minute, quand nous écrivons à la vitesse de 27 mots par minute. Aussi convient-il de s’attacher non aux mots et aux phrases, mais aux idées. Attendre, comprendre, puis écrire avec mes mots : tel est le cœur d’une prise de notes réussie.

5.     Propriétaire exploitant

Vous avez vos notes, mais vous n’avez pas la possibilité de rédiger un document sur le moment ? C’est courir le risque de perdre du temps quand vous devrez les reprendre. Une astuce, qui devient un indispensable à mesure que la rédaction s’éloigne dans le temps : dans les 24 heures qui suivent la prise de notes, relisez celles-ci pour les enrichir de vos souvenirs des échanges. Puis, sans rédiger, distinguez les grandes parties, les lignes de force, afin de faire apparaître une structure, un plan : un sens. Ainsi, vos notes seront directement exploitables quand viendra le temps de la rédaction.

Et, dans tous les cas, pensez à vous adapter à votre destinataire !

Une question ? Un conseil ? Contactez-nous : infofrance@ubiqus.com01 44 14 16 80.

Ubiqus Formation est une filiale du groupe Ubiqus, leader sur le marché de la rédaction professionnelle de comptes rendus et synthèses à valeur ajoutée, depuis sa création en 1991.Nous proposons des solutions de formation adaptées aux besoins de tous collaborateurs (stages de 1 à 3 jours en présentiel et/ou en e-learning).

 

 

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