Votre fonction vous conduit à écrire. Beaucoup. Tout le temps. E-mails internes et externes, comptes rendus de réunions ou d’entretiens, notes… Vous connaissez votre clavier si intimement que vous pourriez partir en vacances ensemble – ce que certaines, parmi vous, font peut-être.

Seulement, tout ceci prend du temps. Beaucoup. Et quoi de plus frustrant que de passer trop de temps sur un document dont on sait pertinemment qu’il ne sera lu qu’en diagonale ? Car nous sommes tous lecteurs, et nous savons que nous avons également peu de temps à consacrer aux textes qu’on nous envoie.

Rédacteur pressé par le temps, lecteur impatient : sans doute y a-t-il quelque chose à faire.

1.     Prendre son temps… pour en gagner

Quel que soit le type de document que je rédige – et plus particulièrement un e-mail –, j’ai la fâcheuse tendance à m’y jeter corps et âme pour le rédiger tout de go. Seulement voilà : à mesure que j’écris, mes idées se font plus imprécises, je reviens en arrière, je m’arrête, repars, recommence.

Que de temps perdu !

C’est qu’on ne se lance pas dans la rédaction d’un texte plus ou moins long sans préparation. Si vous êtes amenée à produire un document demandant de la réflexion, ne vous précipitez pas dans l’écriture comme vous entreriez dans la jungle armée de votre seule machette. Au contraire, jetez au préalable sur papier les grandes idées, les thèmes, le plan de votre écrit. Inutile de faire un brouillon complet : cette simple ossature que vous aurez fait naître en quelques mots sera pour vous un guide qui vous facilitera la tâche lors de la rédaction de votre document.

2.     Prenez l’ascenseur

Vous devez faire vite pour intéresser votre lecteur ? Vous-même n’avez que peu de temps à lui consacrer, alors que le sujet est potentiellement vaste ? Alors appliquez à votre écrit le test de l’ascenseur !

Imaginez la scène. Vous souhaitez partager avec votre chef un projet, une idée qui vous tient à cœur. Vous êtes tellement maître de votre sujet que vous pourriez en parler des heures. Et, ce soir, tandis que vous prenez l’ascenseur pour vous rendre au parking, votre chef monte en même temps que vous.

Vous avez une minute pour l’intéresser.

Il va sans dire que si vous commencez par le grand 1, petit a, de votre idée dans l’espoir de la dérouler tout entière, vous atteindrez à peine le petit b au moment où l’ascenseur s’arrêtera, et verrez votre interlocuteur disparaître sans être parvenu à l’intéresser. Le test de l’ascenseur consiste précisément à faire le tri dans vos idées : si je n’ai pas le temps de tout dire, s’il n’est pas pertinent de tout écrire, quel est, in fine, le cœur de mon message ? Quelle est sa substantifique moelle ? Son esprit, son essence ? Certes, vous serez loin d’être exhaustive. Mais, en n’accablant pas votre lecteur d’informations qui ne l’intéresseront peut-être pas, vous saurez lui présenter en quelques mots choisis le fond de votre message.

3.     S’adapter à son lecteur

Car tout réside dans l’articulation avec votre destinataire.

À qui écrivez-vous ? Dans quel but ? Maîtrise-t-il ou non le sujet que vous voulez évoquer ? Quel est son intérêt ? Quels sont les éléments qui, dans votre écrit, le pousseront à l’action ? Écrire de façon synthétique, c’est écrire précisément. Écrire précisément, c’est choisir ses mots de façon à ce que chacun ait une valeur ajoutée et porte une information pertinente.

Quid d’une information pertinente, me direz-vous ?

Est pertinente toute information qui est adaptée à mon lecteur et qui provoque la réaction attendue chez lui. Cette pertinence n’appartient pas en propre à l’information : elle se révèle dans son articulation avec le lecteur. Ainsi, une information très pertinente pour une personne – par exemple, un bulletin météo très technique, utile aux navigateurs – ne le sera aucunement pour une autre – un simple promeneur de bord de mer, dans le cas présent. Écrire, c’est sélectionner : demandez-vous ce qui interpellera votre interlocuteur !

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